Como Organizar o E-mail com Pastas e Filtros
Uma caixa de entrada cheia faz as mensagens importantes passarem despercebidas. Pastas ou rótulos e filtros fazem o programa de e-mail separar as mensagens automaticamente. Alguns minutos de configuração podem economizar muitos minutos todos os dias. Os passos abaixo valem para o Outlook, o Gmail e a maioria dos aplicativos de e-mail.
Defina uma estrutura simples
Comece com quatro a seis pastas ou rótulos. Escolhas comuns são Ação, Aguardando, Recibos, Projetos e Arquivo. Evite criar uma pasta para cada remetente, porque uma estrutura complicada é difícil de manter.
Crie filtros ou regras
- Gmail: pesquise o remetente ou o assunto, depois escolha Criar filtro e aplique um rótulo ou ignore a caixa de entrada.
- Outlook: abra Configurações, depois Email, depois Regras, e crie uma regra que mova as mensagens de determinado remetente ou assunto.
Comece com newsletters e recibos. Eles são fáceis de separar sem o risco de esconder algo importante.
Cuide da caixa de entrada todos os dias
No fim de cada dia, trate cada mensagem de uma de quatro formas: responda, execute, arquive ou apague. O que exige uma ação vai para a pasta Ação, e as mensagens que você está esperando vão para Aguardando. A caixa de entrada deve estar vazia ou quase vazia no fim do dia.
Desative notificações que atrapalham
A maioria das pessoas não precisa de alerta para cada mensagem. Desative o som e os pop-ups de newsletters, e configure as notificações apenas para contatos importantes. Você pode verificar o e-mail em horários definidos, em vez de o tempo todo.
Arquive em vez de apagar
Arquivar mantém a mensagem pesquisável sem bagunçar a caixa de entrada. Guarde recibos e contratos pelo tempo necessário, e use a busca para encontrar mensagens antigas por remetente, data ou palavra.
Proteja-se contra phishing
Os filtros também podem bloquear mensagens suspeitas. Nunca clique em links de mensagens que pedem senhas ou dados de pagamento. Saiba reconhecer os sinais em como identificar e-mails de phishing.
Perguntas frequentes
O que é melhor, pastas ou rótulos?
Rótulos permitem que uma mensagem tenha vários assuntos. Pastas são mais simples e mais fáceis de fazer backup. Escolha o que funciona melhor no seu programa.
Por que os filtros movem mensagens importantes?
Verifique as condições do filtro. Regras muito amplas, como filtrar por uma palavra comum, podem pegar mensagens que você quer. Restrinja a regra ou adicione o remetente à lista de confiáveis.