Cara Mengatur Email dengan Folder dan Filter
Kotak masuk yang penuh membuat pesan penting mudah terlewat. Folder atau label dan filter membuat program email menyortir surat secara otomatis. Beberapa menit pengaturan bisa menghemat banyak menit setiap hari. Langkah di bawah ini berlaku untuk Outlook, Gmail, dan sebagian besar aplikasi email.
Tentukan struktur yang sederhana
Mulailah dengan empat hingga enam folder atau label. Pilihan umum adalah Action, Waiting, Receipts, Projects, dan Archive. Hindari membuat folder untuk setiap pengirim, karena struktur yang rumit sulit dipelihara.
Buat filter atau aturan
- Gmail: cari pengirim atau subjek, lalu pilih Create filter dan terapkan label atau lewati kotak masuk.
- Outlook: buka Settings, lalu Mail, lalu Rules, dan buat aturan yang memindahkan pesan dari pengirim atau subjek tertentu.
Mulailah dengan newsletter dan struk. Ini mudah disortir tanpa risiko menyembunyikan sesuatu yang penting.
Tangani kotak masuk setiap hari
Di akhir setiap hari, tangani setiap pesan dengan salah satu dari empat cara: balas, kerjakan, arsipkan, atau hapus. Apa pun yang perlu tindakan masuk ke folder Action, dan pesan yang Anda tunggu masuk ke Waiting. Kotak masuk seharusnya kosong atau hampir kosong di akhir hari.
Matikan notifikasi yang mengganggu
Kebanyakan orang tidak memerlukan peringatan untuk setiap pesan. Matikan suara dan pop-up untuk newsletter, dan atur notifikasi hanya untuk kontak penting. Anda bisa memeriksa email pada waktu tertentu, bukan terus-menerus.
Arsipkan daripada menghapus
Pengarsipan membuat pesan tetap bisa dicari tanpa membuat kotak masuk berantakan. Simpan struk dan kontrak selama Anda membutuhkannya, dan gunakan kotak pencarian untuk menemukan pesan lama berdasarkan pengirim, tanggal, atau kata.
Lindungi dari phishing
Filter juga bisa memblokir pesan yang mencurigakan. Jangan pernah mengklik tautan dalam pesan yang meminta kata sandi atau data pembayaran. Pelajari tandanya di cara mengenali email phishing.
Pertanyaan yang sering diajukan
Mana yang lebih baik, folder atau label?
Label memungkinkan satu pesan memiliki beberapa topik. Folder lebih sederhana dan lebih mudah dicadangkan. Pilih yang paling baik dipakai program Anda.
Mengapa filter memindahkan pesan penting?
Periksa kondisi filternya. Aturan yang terlalu luas, misalnya memfilter berdasarkan kata umum, bisa menangkap pesan yang Anda inginkan. Persempit aturannya atau tambahkan pengirim ke daftar aman.