Como Usar a Agenda para Planejar a Sua Semana
A agenda é mais do que uma lista de compromissos. Usada com cuidado, ela mostra como você gasta o seu tempo e ajuda a reservar espaço para o trabalho importante. Este guia descreve um sistema simples que funciona com o Google Agenda, o Outlook, a Agenda da Apple e a maioria dos outros aplicativos.
Reúna tudo em uma agenda
Coloque compromissos de trabalho, da família, contas a pagar e compromissos pessoais na mesma agenda, ou conecte várias agendas para que apareçam juntas. Ver a semana inteira em um só lugar evita conflitos e duplicidades.
Use blocos de tempo
Em vez de escrever uma lista de tarefas longa, reserve horários para cada uma. O bloco "escrever relatório, 9h às 10h30" tem mais chance de acontecer do que um item sem horário. Mantenha os blocos curtos, de cerca de 25 a 90 minutos, com pausas entre eles.
Configure lembretes com cuidado
- Use lembretes para compromissos que exigem preparação, como uma reunião que precisa de anotações.
- Programe o lembrete antes do prazo, e não no momento do prazo.
- Evite lembretes para tudo, ou você vai começar a ignorá-los.
Use eventos recorrentes
Eventos recorrentes economizam tempo para tarefas regulares, como a revisão semanal, contas mensais ou a ligação semanal. Confira a configuração de repetição para que o evento não continue além do que você quer.
Faça uma revisão semanal
Reserve 15 minutos por semana para olhar os sete dias seguintes. Mude o que não cabe, confirme as reuniões importantes e acrescente as tarefas mais relevantes. Esse hábito pequeno evita a maioria das surpresas.
Compartilhe a sua agenda com cuidado
Compartilhe a sua disponibilidade, e não os detalhes pessoais dos compromissos. A maioria dos aplicativos permite mostrar apenas os horários livres e ocupados. Confira as configurações antes de compartilhar com um grupo.
Perguntas frequentes
Devo colocar as tarefas na agenda ou em um aplicativo de tarefas?
Use a agenda para o que tem horário definido, e uma lista de tarefas para o que não tem hora marcada. Conecte os dois reservando um bloco de tempo para a sessão da lista de tarefas.
E se eu nunca seguir o plano?
Planos mudam. Revise a semana no fim e ajuste o próximo planejamento. O valor está em perceber os padrões, e não em cumprir cada bloco perfeitamente.