Cara Memakai Kalender untuk Merencanakan Minggu Anda
Kalender lebih dari sekadar daftar janji. Jika dipakai dengan baik, kalender menunjukkan bagaimana Anda menghabiskan waktu dan membantu Anda menjaga waktu untuk pekerjaan penting. Panduan ini menjelaskan sistem sederhana yang bekerja dengan Google Calendar, Outlook, Apple Calendar, dan sebagian besar aplikasi kalender lainnya.
Satukan semuanya dalam satu kalender
Masukkan acara kerja, komitmen keluarga, tagihan, dan janji pribadi di kalender yang sama, atau hubungkan beberapa kalender agar tampil bersama. Melihat seluruh minggu di satu tempat mencegah jadwal ganda dan bentrokan yang tidak terduga.
Gunakan blok waktu
Alih-alih menulis daftar tugas yang panjang, sisihkan waktu untuk setiap tugas. Blok yang bernama "tulis laporan, 09.00 sampai 10.30" lebih mungkin terjadi daripada item tanpa waktu. Buat blok tetap pendek, sekitar 25 hingga 90 menit, dan beri jeda di antaranya.
Atur pengingat dengan hati-hati
- Gunakan pengingat untuk acara yang memerlukan persiapan, seperti rapat yang membutuhkan catatan.
- Atur pengingat sebelum tenggat, bukan pada saat tenggat.
- Hindari pengingat untuk setiap hal kecil, atau Anda akan mulai mengabaikannya.
Gunakan acara berulang
Acara berulang menghemat waktu untuk tugas rutin seperti tinjauan mingguan, tagihan bulanan, atau telepon mingguan. Periksa pengaturan pengulangannya agar acara tidak berlanjut lebih lama dari yang Anda inginkan.
Rencanakan tinjauan mingguan
Luangkan 15 menit setiap minggu untuk melihat tujuh hari berikutnya. Pindahkan apa pun yang tidak muat, konfirmasi rapat penting, dan tambahkan tugas yang paling penting. Kebiasaan kecil ini mencegah sebagian besar kejutan.
Bagikan kalender Anda dengan hati-hati
Bagikan ketersediaan Anda, bukan detail acara pribadi. Sebagian besar aplikasi kalender memungkinkan Anda membagikan hanya waktu bebas dan sibuk. Periksa pengaturannya sebelum berbagi dengan kelompok.
Pertanyaan yang sering diajukan
Sebaiknya memasukkan tugas ke kalender atau aplikasi tugas?
Gunakan kalender untuk hal yang punya waktu tertentu, dan daftar tugas untuk hal tanpa jam tetap. Hubungkan keduanya dengan memblokir waktu untuk sesi daftar tugas.
Bagaimana jika saya tidak pernah mengikuti rencana?
Rencana bisa berubah. Tinjau minggu itu di akhir dan sesuaikan rencananya. Nilainya ada pada melihat pola, bukan pada mengikuti setiap blok dengan sempurna.