Cara Bekerja dengan File PDF: Membaca, Mengisi, dan Membagikan
Format PDF menjaga tata letak dokumen tetap sama di setiap perangkat, itulah sebabnya format ini dipakai untuk formulir, kontrak, dan laporan. Windows maupun Mac bisa membuka PDF tanpa perangkat lunak tambahan. Panduan ini membahas tugas sehari-hari: membaca, menandatangani, mengisi formulir, dan memperkecil ukuran file.
Buka dan baca PDF
Klik dua kali PDF untuk membukanya di pembaca default. Microsoft Edge dan Chrome juga bisa membuka PDF di tab browser. Di Mac, Preview sudah terpasang dan punya alat dasar untuk anotasi dan pengeditan halaman.
Isi formulir
Jika formulir punya kotak yang bisa diisi, klik setiap kolom dan ketik. Jika tidak, gunakan alat Text atau Fill and Sign di pembaca Anda untuk menambahkan teks. Simpan salinan dengan nama baru agar file aslinya tetap kosong.
Tandatangani dokumen
Preview di Mac dan sebagian besar pembaca PDF memungkinkan Anda menggambar tanda tangan dengan trackpad atau menambahkan gambar tanda tangan Anda. Gunakan tanda tangan elektronik hanya jika pihak lain menerimanya, dan periksa apakah dokumennya memerlukan tanda tangan digital resmi.
Gabungkan dan pisahkan file
- Mac: buka sidebar Preview, pilih halaman, dan seret ke file lain. Pilih File, lalu Export untuk menyimpan sebagai PDF.
- Windows: banyak editor PDF dan alat berbasis browser bisa menggabungkan file. Periksa kebijakan privasi alatnya sebelum mengunggah dokumen sensitif.
Perkecil ukuran PDF
PDF hasil pindaian yang besar bisa sulit dikirim lewat email. Gunakan Export atau Save As dengan pengaturan kualitas yang lebih rendah, atau opsi Reduce File Size di Preview. Pastikan teksnya masih terbaca setelah ukurannya dikecilkan.
Simpan PDF dari file lain
Untuk mengubah dokumen Word menjadi PDF, pilih File, lalu Save As atau Export, dan pilih PDF. Di Windows, opsi Microsoft Print to PDF bisa dipakai dari dialog cetak aplikasi apa pun.
Jaga file sensitif tetap aman
Jika bisa, jangan kirim PDF berisi data pribadi lewat email yang tidak terenkripsi. Hapus informasi pribadi tersembunyi seperti nama penulis jika perlu, dan berhati-hatilah saat memakai konverter online.
Pertanyaan yang sering diajukan
Mengapa PDF saya tidak bisa diketik?
File mungkin dikunci oleh penulisnya, atau berupa gambar hasil pindaian tanpa kolom yang bisa diisi. Minta versi yang bisa diedit atau gunakan alat yang menambahkan teks.
Apakah PDF aman untuk dibuka?
Umumnya ya, tetapi PDF bisa berisi tautan ke situs berbahaya. Jangan mengklik tautan atau mengaktifkan makro dari file yang tidak Anda percaya.